El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla.
Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.
Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un
determinado número de decimales.
Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido.
El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato después de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectará.
Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos para los formatos de número y de fecha/hora en la sección internacional del Panel de Control de Windows.
Formatos de campos de tipo Numérico y Moneda.
Si no especifica ningún formato, o si especifica el formato número general, Acces
presentará los números sin separador de miles ni ningún otro tipo de formato.
Si se desea que los números de un campo aparezcan con algún formato determinado se
presiona la flecha de la derecha en Formato, aparecen dos columnas: la izquierda indica
el nombre del tipo de formato y la derecha el resultado de aplicar ese formato a un
número.
Lugares decimales
Cuando se selecciona un formato de número que no sea número general en esta
propiedad se puede especificar un número de lugares decimales exacto. Si se ha
escogido el formato número general sólo se presentará el número de lugares decimale
necesarios para cada valor.
Formatos personalizados de campos numéricos
Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que se
despliega, Access también permite establecer un formato propio. Este formato se crean
a través de códigos que Access convierte en formatos.
Un tipo de formato se crea con cuatro secciones:
1º. Para los números positivos
2º. Para los números negativos
3º. Para los que tengan valor cero
4º. Para los que no tengan ningún valor (que el campo esté vacio)
Códigos de formato para campos de cualquier tipo
Para crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan estos
códigos:
Formatos de campos de tipo Texto y Memo
En estos dos campos no hay ningún formato predefinido. Si se desea se puede crear uno
propio. Al igual que en los campos numéricos un formato se crea en varias secciones
con unos códigos.
En los campos de texto y memo sólo hay dos secciones, la primera se usa si el campo
tiene texto y la segunda si el campo está vacio.
Los códigos son los siguientes:
Código Función
@: Si los caracteres que se introducen en un campo no lo completan cada uno de los códigos que se inserten en formato se convertirá en un espacio o carácter para rellenar el campo .
&: Funciona igual que el anterior, pero si no hay suficientes caracteres para sustituir todos los símbolos Acces no insertará nada
< : Presentará todos los caracteres en minúsculas
> : Presentará todos los caracteres en mayúsculas
Formatos de campos de tipo Fecha/Hora
Los formatos predefinidos de este campo dependen de la configuración de la sección
internacional del panel de control de Windows.
En este tipo de campo también se pueden crear formatos personalizados. Con la
diferencia de que sólo hay una sección:
: Separador de hora
/ Separador de fecha
D Día del mes en uno o dos dígitos numéricos (1-31)
dd Día del mes en dos dígitos numéricos(01-31)
ddd Las tres primeras letras del día de la semana (Dom-Sáb)
Dddd Nombre completo del día de la semana
E Día de la semana en números (1-7)
m Mes del año en uno o dos dígitos(1-12)
mm Mes del año en dos dígitos (01-12)
mmm Las tres primeras letras del mes (Ene-Dic)
Mmmm Nombre completo del mes (Enero-Diciembre)
t Número del trimestre del año (1-4)
aa Los últimos dígitos del año (01-99)
aaa Año completo(0100-9999)
h La hora en 1 o 2 dígitos (0-23)
hh La hora en 2 dígitos (00-23)
n El minuto en 1 o 2 dígitos (0-59)
nn El minuto en 2 dígitos (00-59)
s El segundo en 1 o 2 dígitos (0-59)
ss El segundo en 2 dígitos (00-59)
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras que correspondan
AMPM Reloj de 12 horas con el indicador de mañana/tarde definido en el panel de control de Windows .
Formato de campos tipo Si/No
Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrará un –1 para Sí y
un 0 para No.
En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se pueden crear formatos
personalizados. Hay tres secciones:
1º. Escribir punto y coma
2º. Representar los valores que no sean cero
3º. “;”Representar los valores cero
En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En este tipo de dato no hay nada predefinido para seleccionar un sexo.
; “Hombre” ; ”Mujer”
Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecerá un botón al que
hay que activar o desactivar. Si el botón está en blanco el valor es cero, por tanto el sexo de ese registro será mujer. Si se activa o selecciona el valor de ese campo ya no será cero por tanto el sexo será hombre.
Lugares decimales
Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de moneda. Determina el número de cifras decimales en la presentación de los campos.
Esta propiedad tiene dos configuraciones:
1. De 0 a 15. Aparecerán tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta
las que se especifiquen en el formato.
2. Auto: aparecerá el número de cifras decimales predeterminadas para cada formato o
la que este definida en la propiedad formato.
Título
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.
Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.
Valor predeterminado
Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se puede modificar.
Regla de validación
Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de
validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos
puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparacerá una ventana para generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.
Texto de validación
Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación.
En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.
Requerido
Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.
Si se encuentra activado Si no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.
Permitir longitud cero
Se aplica a los campos de tipo texto y memo.
Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.
Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas (“”).
Indexado
Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de un
registro por el contenido de ese campo.No conviene aplicarlo mas que al campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos será muy lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un índice normal con cada uno de los registros
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