Teoría: Claves Principales

La clave principal

Access funciona con la máxima eficacia posible si se especifica una clave principal. La clave (llave) principal de una tabla consta de uno o más campos que identifican de forma exclusiva (no pueden estar repetidos) cada registro almacenado en la tabla.
A menudo se utiliza como clave principal un número o código de identificación, ya que este tipo de valor es siempre distinto para cada registro.

Para establecer una clave principal:

Haremos clic en el campo que deseamos utilizar como clave principal.
En el menú Edición elegiremos Clave principal (o bien pulsaremos el botón establecer clave principal).


Botón Establecer clave Principal

Access colocará un indicador de clave con forma de llave a la izquierda del campo especificados.

En la mayoría de las tablas es fácil designar un solo campo como clave principal, pero si ningún campo individual de nuestra tabla contiene valores exclusivos, quizá sea más conveniente tener más de un campo como clave principal.




Establecimiento de una clave principal

Para crear una clave principal utilizando varios campos los seleccionaremos en el modo de diseño de la tabla (manteniendo presionada la tecla CONTROL mientras los seleccionamos).

A continuación pulsaremos el botón Establecer clave principal o escogeremos dicha opción en el menú Edición.




Tabla con dos campos definidos como claves principales

Teoría: Máscaras de Entrada

Las máscaras de entrada controlan el modo en que los usuarios escriben los datos en una base de datos. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir los números de teléfono en el formato usado en Suecia o escribir las direcciones en el formato usado en Francia.

Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos:

AAAA-MM-DD
(___) ___-____ ext. ___
Cuando el enfoque está en un campo o control que contiene una máscara de entrada, es posible que se puedan reemplazar los caracteres de marcador de posición con valores personalizados, pero no se puedan cambiar o quitar los caracteres literales o caracteres separadores. Por ejemplo, es posible que pueda rellenar una fecha pero no cambiar los guiones que separan las diferentes partes de la fecha: 2006-01-09. Además, una máscara de entrada puede obligar al usuario a escribir datos en una o varias secciones del campo o control. Por ejemplo, si escribe un número de teléfono pero no un código de área en una máscara (___) 555-0187 ext. ___ e intenta guardar los cambios, no podrá hacerlo si no especifica el código de área. El comportamiento exacto depende de cómo el diseñador de la base de datos haya configurado la máscara de entrada.

Dado que pueden obligar a los usuarios a escribir los datos de una manera específica, las máscaras de entrada proporcionan una amplia validación de datos. Esto significa que pueden ayudar a evitar que los usuarios escriban datos no válidos (como un número de teléfono en un campo de fecha). Además, pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente, por lo que puede resultar más fácil buscar datos y mantener la base de datos.

Cuándo y dónde se usa una máscara de entrada

Se usa una máscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera específica.

Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla y los controles de formulario siempre y cuando sea lógico proceder de esa manera. Por ejemplo, se puede agregar una máscara de entrada a un campo de tipo Fecha/Hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo Fecha/Hora. Sin embargo, las máscaras de entrada no se pueden usar de manera indiscriminada. De forma predeterminada, se pueden aplicar máscaras de entrada a los campos de tabla cuyo tipo de datos es Texto, Número (excepto Id. de réplica), Moneda y Fecha/Hora. Se pueden aplicar asimismo a los controles de formulario, como cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos.

Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla ejecutando el Asistente para máscaras de entrada, o bien, especificando manualmente las máscaras en una propiedad de campo (la propiedad Máscara de entrada). El proceso básico es el mismo para agregar una máscara de entrada a un control ubicado en un formulario. Por ejemplo, si usa las herramientas proporcionadas por Access para crear automáticamente un formulario, el control apropiado hereda las máscaras de entrada aplicadas a los campos de tabla. Asimismo, se pueden agregar manualmente máscaras de entrada a los controles de un formulario, como tablas, agregándolas a la propiedad Máscara de entrada del control.

Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por “;”:
1º. Presenta la máscara de entrada
2º. Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se
guarden
3º. Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara.
Acces por defecto utiliza el subrayado.
Los códigos son los siguientes:



Ejemplo:
(900)009-00 00; 0; ”_”

Teoría: Formato

Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.
El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla.
Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.
Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un
determinado número de decimales.
Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido.
El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato después de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectará.

Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos para los formatos de número y de fecha/hora en la sección internacional del Panel de Control de Windows.

Formatos de campos de tipo Numérico y Moneda.

Si no especifica ningún formato, o si especifica el formato número general, Acces
presentará los números sin separador de miles ni ningún otro tipo de formato.
Si se desea que los números de un campo aparezcan con algún formato determinado se
presiona la flecha de la derecha en Formato, aparecen dos columnas: la izquierda indica
el nombre del tipo de formato y la derecha el resultado de aplicar ese formato a un
número.

Lugares decimales

Cuando se selecciona un formato de número que no sea número general en esta
propiedad se puede especificar un número de lugares decimales exacto. Si se ha
escogido el formato número general sólo se presentará el número de lugares decimale
necesarios para cada valor.

Formatos personalizados de campos numéricos
Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que se
despliega, Access también permite establecer un formato propio. Este formato se crean
a través de códigos que Access convierte en formatos.
Un tipo de formato se crea con cuatro secciones:
1º. Para los números positivos
2º. Para los números negativos
3º. Para los que tengan valor cero
4º. Para los que no tengan ningún valor (que el campo esté vacio)



Códigos de formato para campos de cualquier tipo
Para crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan estos
códigos:



Formatos de campos de tipo Texto y Memo

En estos dos campos no hay ningún formato predefinido. Si se desea se puede crear uno
propio. Al igual que en los campos numéricos un formato se crea en varias secciones
con unos códigos.
En los campos de texto y memo sólo hay dos secciones, la primera se usa si el campo
tiene texto y la segunda si el campo está vacio.

Los códigos son los siguientes:
Código Función
@: Si los caracteres que se introducen en un campo no lo completan cada uno de los códigos que se inserten en formato se convertirá en un espacio o carácter para rellenar el campo .
&: Funciona igual que el anterior, pero si no hay suficientes caracteres para sustituir todos los símbolos Acces no insertará nada
< : Presentará todos los caracteres en minúsculas
> : Presentará todos los caracteres en mayúsculas

Formatos de campos de tipo Fecha/Hora

Los formatos predefinidos de este campo dependen de la configuración de la sección
internacional del panel de control de Windows.
En este tipo de campo también se pueden crear formatos personalizados. Con la
diferencia de que sólo hay una sección:

: Separador de hora
/ Separador de fecha
D Día del mes en uno o dos dígitos numéricos (1-31)

dd Día del mes en dos dígitos numéricos(01-31)
ddd Las tres primeras letras del día de la semana (Dom-Sáb)
Dddd Nombre completo del día de la semana
E Día de la semana en números (1-7)
m Mes del año en uno o dos dígitos(1-12)
mm Mes del año en dos dígitos (01-12)
mmm Las tres primeras letras del mes (Ene-Dic)
Mmmm Nombre completo del mes (Enero-Diciembre)
t Número del trimestre del año (1-4)
aa Los últimos dígitos del año (01-99)
aaa Año completo(0100-9999)
h La hora en 1 o 2 dígitos (0-23)
hh La hora en 2 dígitos (00-23)
n El minuto en 1 o 2 dígitos (0-59)
nn El minuto en 2 dígitos (00-59)
s El segundo en 1 o 2 dígitos (0-59)
ss El segundo en 2 dígitos (00-59)
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras que correspondan
AMPM Reloj de 12 horas con el indicador de mañana/tarde definido en el panel de control de Windows .

Formato de campos tipo Si/No

Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrará un –1 para Sí y
un 0 para No.
En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se pueden crear formatos
personalizados. Hay tres secciones:
1º. Escribir punto y coma
2º. Representar los valores que no sean cero
3º. “;”Representar los valores cero

En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En este tipo de dato no hay nada predefinido para seleccionar un sexo.
; “Hombre” ; ”Mujer”
Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecerá un botón al que
hay que activar o desactivar. Si el botón está en blanco el valor es cero, por tanto el sexo de ese registro será mujer. Si se activa o selecciona el valor de ese campo ya no será cero por tanto el sexo será hombre.

Lugares decimales

Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de moneda. Determina el número de cifras decimales en la presentación de los campos.

Esta propiedad tiene dos configuraciones:
1. De 0 a 15. Aparecerán tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta
las que se especifiquen en el formato.
2. Auto: aparecerá el número de cifras decimales predeterminadas para cada formato o
la que este definida en la propiedad formato.

Título
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.
Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.

Valor predeterminado

Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se puede modificar.

Regla de validación
Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de
validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos
puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparacerá una ventana para generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.

Texto de validación
Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación.
En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

Requerido

Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.
Si se encuentra activado Si no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.

Permitir longitud cero

Se aplica a los campos de tipo texto y memo.
Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.
Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas (“”).

Indexado
Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de un
registro por el contenido de ese campo.No conviene aplicarlo mas que al campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos será muy lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un índice normal con cada uno de los registros

Teoría:Tamaño del campo

Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de texto.
En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que puede
contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamaño inferior al de algún campo los caracteres restantes se perderán.
En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños: Byte, Entero, Entero Largo, Simple y Doble.



El Byte es el que menos tamaño tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es el que mas ocupa. No conviene que el tamaño sea mayor de lo necesario, ya que cuanto más ocupe un campo más lento se procesaran los datos cuando se esté trabajando.

Teoría: Propiedades de los campos

Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseño se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

Guía 5 - Parte 2: búsqueda de datos, filtros, manejo de columnas

1. Abra el access y la carpeta quinto.
2. Abra el archivo EjerAcces.pdf y resuelva la Práctica 2. Adquirir práctica en el uso de las hojas de datos, desde el ejercicio 7 incluído.
3. de qué manera busca un dato en su tabla ?
4. de qué manera creó los filtros para el punto 8 ?
5. Cómo hizo para mover columnas ?
6. Cómo hizo para ocultar columnas ?
7. Explique qué ocurrió al realizar el punto 11
8. Explique lo ocurrido en el punto 12, en términos de access.

Guía nº 5 - Primera Parte: máscaras, reglas de validación.

1. Abrir la carpeta quinto del servidor.
2. Abrir el archivo pdf llamado EjerAcces y resolver el ejercicio Práctica 2. Adquirir práctica en el uso de las hojas de datos, hasta el punto 6 incluído.
3. Observe como las propiedades de campos que se han definido, determinan el comportamiento de Access al introducir códigos postales (máscara) y descuentos (regla de validación); ¿ qué puedes decir sobre esto ?
4. observe también que ocurre cuando intenta omitir ZONAVENTAS en algún registro (requerido). ¿ qué puedes decir sobre esto ?
5. Observe como los nombres de los campos difieren de los de las columnas en aquellos campos para los cuales se ha definido la propiedad título. ¿ qué puedes decir sobre esto ?
6. de qué manera redimensionó el tamaño de las columnas ?
7. de qué manera Ordenó los registros en base a los datos de la columna NOMBRECLI ?